La planificación de la feria optimiza resultados.

Una vez hayamos decidido en qué feria exponer, sugerimos que hagamos un calendario de las tareas pendientes. Para optimizar los resultados de la feria dicha planificación será fundamental.

Lo ideal es tener, a 6 meses de celebrarse la feria de negocios,  las principales decisiones tomadas y los capítulos relacionados con la organización de la misma bien cubiertos para poder dedicar todo nuestro tiempo a la planificación de la estrategia comercial.

Capítulos a tener en cuenta:

  • Contratar el espacio en la feria
  • Definición del presupuesto
  • Asignación de responsabilidades en el equipo
  • Selección de proveedores

Contratar el espacio expositivo

Los plazos de inscripción para las ferias se han ido reduciendo a lo largo del tiempo, entendemos que contratar antes de tiempo afectará a tu tesorería porqué te pedirán un ingreso para reservar el espacio y en los tiempos que corren mientras más podamos postergar los pagos mejor.

No obstantes es recomendable reservar con tiempo para asegurarte los mejores espacios de la feria. Siempre es mejor negociar la cantidad en depósito que postergar la reserva y encontrarnos con que los mejores espacios han quedado contratados.

Además, algunas ferias, cuanto más importante y rentables más sucede, se llenan de expositores y puedes encontrarte con la triste sorpresa de que no tengas espacio para exponer.

Una feria en la que puedes contratar el espacio en cualquier momento y que además no hay problema para elegir la ubicación nos está enviando señales no demasiado positivas!.

El plazo de inscripción ha ido variando conforme aumenta la competencia entre las ferias, pero hay ferias en las que es necesario reservar el espacio con 9 meses de antelación. Mientras antes lo decidas mejor lo planificarás todo.

Si planificas con tiempo podrás consultar en el ICEX, Extenda, IVEX, … o en la Cámara de Comercio que ayudas o subvenciones existen para asistir a esa feria, esas partidas generalmente se asignan con tiempo y en ocasiones son de cuantía muy importante.

Definir el presupuesto asignado para exponer

La gente que compra a buenos precios generalmente previamente ha definido cuánto quiere gastar. En la feria sucede lo mismo, definir el presupuesto asignado a la feria es una de las mejores maneras de controlarlo.

Sé flexible, surgirán gastos de última hora, al menos un 10% se desviará el presupuesto, a no ser que tengas mucha experiencia exponiendo en ferias de negocios es posible que te olvides de contemplar pequeñas partidas que sumadas desviarán finalmente el mismo (canon de montaje, azafatas, gastos logísticos, urgencias, …)

Enfrentarse a la tarea de contratar un stand sin haber definido previamente el presupuesto que queremos destinar a dicha partida es acabar buscando el stand más barato, y si lo que quieres es eso, directamente busca el más barato directamente y asume las consecuencias.

Ahorrar no es siempre gastar menos, es optimizar las inversiones para maximizar el beneficio. Ahorrarse 3.000€ en la construcción del stand y tener un stand que no invite a los profesionales a conocer tus novedades no lo consideraría precisamente una gran inversión!

Asignar las responsabilidades en el equipo

Conseguir unos objetivos que no nos hemos marcado es una bendita e improbable casualidad, delegar que suceda lo mismo en una organización además de casualidad casi se podría tildar de irresponsabilidad.

Asignar al equipo tareas concretas no solo incrementa exponencialmente la posibilidad de que consigan sus objetivos sino que además te permite hacer una evaluación de sus capacidades individuales y colectivas.

Asigna claramente qué áreas de responsabilidad asume cada uno de los integrante del equipo en la organización de la feria de negocios, la asunción de responsabilidades disminuirá los errores a cometer y aumenta la probabilidad de éxito.

Define con tu equipo de marketing y comercial el material que vais a exponer y cuál consideráis que es la mejor estrategia de ventas y captación de clientes en la feria, no tenéis por qué cerrar las decisiones ya, pero si 6 meses antes de la feria los educas con una breve reunión mensual de un par de horas en la que escuchas sus opiniones, se involucraron mucho más y seguro que su experiencia te aportará mucho valor.

Selección de proveedores

Ordena las tareas por su relevancia, las tareas que no sean críticas delégalas a tu equipo, a ti te puede corresponder decidir con qué constructor de stands vais a trabajar, pero no pierdas valiosísimas y muy productivas horas buscándolos. Seguramente alguien de un perfil más sencillo en tu compañía se puede responsabilizar de tareas que no son tan críticas.

La mayoría de estas tareas se pueden delegar a una persona de confianza, por lo que no te ocupan demasiado tiempo, lo más importante es tu presencia en las reuniones con el Equipo y en la asignación del presupuesto, si las responsabilidades están bien definidas será mucho más fácil hacer un seguimiento de las mismas.

Existe software de control de procesos colaborativos muy interesante, pero seguramente con una simple hoja de cálculo compartida en GDrive será suficiente para tener las tareas bien distribuidas y estar informado de la evolución de cada una.

Un cronograma de ejecución y un control de seguimiento para cada una de las responsabilidades asignadas te resultarán muy útil, lo sabemos, da pereza empezar a ser ordenado, pero ganarás tiempo, despejarás incertidumbres y reducirás los errores.

Y por supuesto recuerda que en la feria el 50% es planificación, el 50% es ejecución el otro 50% es tu stand, productos y servicios y finalmente el 50% restante es la actitud, y sí, lo sabemos, suma 200%, pero es que le puede sacar el doble de partido, sin duda!

Suerte en tu próxima feria de negocios!

Karla Blanco Galarza

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